Julkisrahoitteiset hankkeet
Hanketarkastukset ja julkinen rahoitus
Varmuutta hankeraportointiin ja pienempi takaisinperinnän riski
Julkisrahoitteisessa hankkeessa ei riitä, että kustannukset on maksettu ja kirjattu. Niiden on oltava rahoituspäätöksen, hankesuunnitelman ja sovellettavien raportointiehtojen mukaisia sekä kestettävä rahoittajan tarkastus.
Autamme varmistamaan, että hankkeen raportointi, työajanseuranta ja dokumentaatio muodostavat jäljitettävän ja johdonmukaisen kokonaisuuden. Toteutamme rahoitusehtojen edellyttämät tilintarkastajan raportit, FLC-tarkastukset ja muut riippumattomat toimeksiannot sujuvasti sovitussa aikataulussa.
Huom. FLC eli First Level Control tarkoittaa erityisesti tiettyjen EU-ohjelmien hankekustannuksiin kohdistuvaa ensimmäisen tason tarkastusta.
Palvelemme yrityksiä, konserneja, korkeakouluja, tutkimusorganisaatioita, yhdistyksiä, säätiöitä ja muita hanketoteuttajia.
Riippumaton ja rahoitusehtoihin perustuva tarkastus
Proaktiivinen tuki
Ennakkotarkastus ja hankkeen aikainen tuki
Tunnista puutteet ennen loppuraportoinnin kiirettä
Julkisrahoitteisen hankkeen tarkastusta ei aina kannata jättää hankkeen päättymiseen.
Esimerkiksi puuttuva työajanseuranta, epäselvä kustannusten kohdistaminen tai puutteellisesti dokumentoitu hankinta voivat muodostaa merkittävän hyväksyttävyysriskin. Kaikkia puutteita ei voida korjata luotettavasti jälkikäteen.
Ennakkotarkastuksessa arvioimme hankkeen taloushallinnon ja dokumentoinnin menettelytapoja jo toteutuksen aikana. Näin mahdolliset puutteet voidaan tunnistaa ja korjata ennen kuin ne vaikuttavat laajaan kustannusjoukkoon tai loppuraportointiin.
Mitä arvioimme hankkeen aikana?
Työaika ja henkilöstökustannukset
- työajanseurannan dokumentointi ja luotettavuus
- palkkakustannusten laskentatapa
Projektikirjanpito ja kohdistaminen
- projektikirjanpidon rakenne ja kustannusten erillisseuranta
- sisäisten kustannusten kohdistamisperusteet
Hankinnat ja verotus
- ostopalvelujen ja alihankinnan hankintadokumentaatio
- arvonlisäveron käsittely ja vähennysoikeus
Dokumentaatio ja vastuut
- aineiston säilytys ja jäljitettävyys
- vastuunjako taloushallinnon ja projektijohdon välillä
Ennakkotarkastus auttaa tunnistamaan menettelytapojen puutteet ennen kuin ne vaikuttavat suureen määrään kustannuksia. Samalla se voi helpottaa ja nopeuttaa varsinaisen kustannusraportin tai loppuraportin tarkastamista.
Ennakkotarkastuksessa arvioimme menettelytapojen, seurannan ja dokumentaation toimivuutta. Hanketoteuttaja vastaa ratkaisuista, kustannusten kohdistamisesta ja raportoinnista. Jos toimimme myöhemmin saman hankkeen riippumattomana tarkastajana, toimeksiantojen yhteensopivuus ja riippumattomuus arvioidaan aina erikseen.
Mitä riippumaton hanketarkastus tuottaa?
Oikea raportointitapa
Selvitämme rahoittajan edellyttämän toimeksiantotyypin, tarkastustoimenpiteet ja raportointimuodon ennen työn aloittamista.
Rahoitusehtoihin perustuva tarkastus
Tarkastus perustuu kyseiseen rahoituspäätökseen, kustannusmalliin, sopimukseen ja sovellettaviin raportointiohjeisiin.
Jäljitettävä kustannusketju
Kustannukset jäljitetään raportilta kirjanpitoon, työaikatietoihin, laskuihin, sopimuksiin, maksuihin ja muuhun alkuperäiseen aineistoon.
Selkeä prosessi ja aikataulu
Hankekohtainen aineistoluettelo, selkeä vastuunjako ja rahoittajan määräpäivään sovitettu aikataulu vähentävät tarpeettomia selvityskierroksia.
Rahoittajan vaatima raportointitapa määritetään aina toimeksiantokohtaisesti. Kyse voi olla esimerkiksi FLC-tarkastuksesta, erikseen sovittuihin toimenpiteisiin perustuvasta toimeksiannosta tai muusta rahoitusehtojen mukaisesta tilintarkastajan raportista. Eri toimeksiantotyypit tuottavat erilaista raportointia ja voivat poiketa toisistaan myös sen suhteen, annetaanko toimeksiannossa varmuutta tai tilintarkastajan johtopäätöstä.
Raportin nimi ei yksin määritä toimeksiannon varmennustasoa. Sovellettava toimeksiantotyyppi ja raportointimuoto tarkistetaan aina rahoittajan ohjeista.
Milloin raporttia tai lausuntoa edellytetään?
Tilintarkastajan tai muun hyväksytyn tarkastajan raportointivaatimus voi perustua rahoituspäätökseen, avustusehtoihin, EU-ohjelman sääntöihin, Grant Agreementiin, kansallisen viranomaisen ohjeeseen tai hankkeen koordinaattorin asettamaan vaatimukseen.
Vaatimus voi liittyä kustannusten määrään, tiettyyn raportointikauteen, loppumaksatukseen tai rahoittajan erilliseen tarkastuspyyntöön.
Ennen työn aloittamista selvitämme aina:
- kuka raporttia edellyttää
- mitä ajanjaksoa se koskee
- mitä kustannuksia tarkastetaan
- millä kriteereillä niiden hyväksyttävyyttä arvioidaan
- onko raportille määrätty valmis muoto
- kenelle raportti osoitetaan
- mihin mennessä raportti tarvitaan
Näin vältetään väärän tarkastusohjeen, raportointimallin tai kustannuskriteerin käyttäminen.
Tunnetko oman rahoittajasi vaatimukset?
Julkisen rahoituksen tarkastusvaatimukset vaihtelevat rahoittajittain, ohjelmittain ja jopa hankekohtaisesti. Valitse alta omaa hankettasi lähinnä oleva kokonaisuus.
RahoittajakokonaisuusBusiness Finland -rahoitteiset hankkeet
Business Finland -rahoitteiset hankkeet
Business Finlandin rahoittamien tutkimus-, kehitys-, pilotointi- ja innovaatiohankkeiden tarkastuksessa arvioidaan kirjanpidollisen oikeellisuuden lisäksi sitä, ovatko raportoidut kustannukset kyseiseen rahoituspäätökseen sovellettavien ehtojen mukaisia.
Tarkastuksessa korostuvat:
- projektille raportoidut palkat ja henkilösivukustannukset
- työajanseurannan luotettavuus
- ostetut palvelut ja asiantuntijapalkkiot
- matkakulut
- yleiskustannukset
- kustannusten oikea kohdistaminen ja maksaminen
RahoittajakokonaisuusEU-rahoitteiset hankkeet
EU-rahoitteiset hankkeet
EU-hankkeissa korostuvat ohjelmakohtaiset määritelmät, kustannusmallit ja raportointisäännöt. Samankin ohjelmakauden sisällä eri hankkeisiin voidaan soveltaa erilaisia ehtoja.
Erityispiirteitä voivat olla:
- yksikkökustannukset eli unit costs
- flat rate -laskenta
- välilliset kustannukset
- työpakettikohtainen kohdistaminen
- hankkeen aikarajojen noudattaminen
- partnerien väliset kustannukset
- kaksoisrahoituksen riskin arviointi
Emme anna vaikutelmaa, että samat säännöt soveltuvat kaikkiin EU-ohjelmiin. Ohjelma- ja hankekohtaiset ehdot tarkistetaan aina erikseen.
RahoittajakokonaisuusFLC – First Level Control
FLC – First Level Control
First Level Control on erityisesti EU:n alueellisen yhteistyön ohjelmissa käytettävä hankekustannusten ensimmäisen tason tarkastus. Tarkastus toteutetaan kyseisen ohjelman sääntöjen, tarkastuslistojen, raportointimallien ja kansallisten vaatimusten perusteella.
Tarkastuksessa arvioidaan esimerkiksi, että meno:
- liittyy hyväksyttyyn hankkeeseen
- on tosiasiallisesti toteutunut
- on kirjattu asianmukaisesti
- on maksettu, jos ehdot sitä edellyttävät
- perustuu riittävään dokumentaatioon
- on kustannuslajiltaan tukikelpoinen
- ei sisällä päällekkäistä rahoitusta
Raportointi voidaan ohjelmasta riippuen tehdä suoraan rahoittajan sähköiseen järjestelmään.
RahoittajakokonaisuusKansainvälisen konsortion osana toimiminen
Kansainvälisen konsortion osana toimiminen
Kun suomalainen organisaatio toimii kansainvälisessä hankkeessa, paikallisen kirjanpidon ja kustannusraportoinnin on sovittava yhteen konsortion yhteisen raportoinnin kanssa.
Huomioimme tarvittaessa:
- Grant Agreementin
- Consortium Agreementin
- ulkomaisen koordinaattorin ohjeet
- työpaketit ja partnerikohtaiset vastuut
- valuuttamuunnokset
- partnerikohtaiset raportointipohjat
- yhteiset määräajat
Voimme viestiä suoraan englanniksi koordinaattorin tai muun kansainvälisen osapuolen kanssa.
RahoittajakokonaisuusMuut julkiset rahoittajat
Muut julkiset rahoittajat
Tarkastamme myös ministeriöiden, valtion virastojen, ELY-keskusten, kuntien, hyvinvointialueiden ja muiden julkisten rahoittajien myöntämiin avustuksiin liittyviä kustannusraportteja.
Jokaisessa hankkeessa sovelletaan kyseisen rahoituspäätöksen, avustusehtojen ja raportointivaatimusten mukaista tarkastustapaa.
Onko rahoittajasi raportointivaatimus epäselvä?
Lähetä meille rahoituspäätös, raportointiohje tai raporttimalli. Arvioimme, millainen tarkastus ja raportointi tilanteessa tarvitaan.
Kustannusten hyväksyttävyyden neljä peruspilaria
Yhteys hankkeeseen
Kustannuksen on oltava tarpeellinen hankkeen toteuttamiseksi, vastattava hyväksyttyä hankesuunnitelmaa ja liityttävä oikeaan työpakettiin, tehtävään tai tavoitteeseen.
Syntyminen ja maksaminen
Raportoidun menon on perustuttava todelliseen tapahtumaan. Kustannus jäljitetään raportilta kirjanpitoon, alkuperäiseen laskuun tai sopimukseen ja tarvittaessa pankkimaksuun saakka.
Oikea raportointikausi
Kustannuksen on kuuluttava hankkeen ja raportointikauden hyväksyttävään ajanjaksoon. Arvioimme suoritusajankohdan, laskun päiväyksen, maksupäivän sekä mahdolliset jaksotukset ja ennakkomaksut.
Kirjanpidollinen erillisseuranta
Hankkeen kustannusten on oltava erotettavissa organisaation muusta toiminnasta esimerkiksi projektinumeron, kustannuspaikan tai muun seurantakohteen avulla. Tarkastamme, täsmääkö raportti pääkirjaan ja kattaako seuranta koko raportoidun kustannusjoukon.
Kirjanpitoon oikein merkitty kustannus ei vielä automaattisesti ole rahoitusehtojen mukainen. Hyväksyttävyys arvioidaan aina suhteessa kyseisen hankkeen ehtoihin.
Tyypilliset raportointiriskit ja kompastuskivet
Useimmat ongelmat liittyvät muutamaan toistuvaan teemaan. Esitämme riskit kolmena teemakokonaisuutena yhden pitkän luettelon sijasta.
Työaika ja henkilöstö
Työajanseuranta voi puuttua, se voidaan laatia vasta jälkikäteen tai raportoidut tunnit eivät täsmää palkanlaskentaan. Riskinä on myös, ettei henkilön työpanoksen yhteyttä hankkeeseen pystytä osoittamaan riittävällä tavalla.
Hankinnat ja ostopalvelut
Hankintamenettelyä tai toimittajan valintaa ei ole dokumentoitu, ostetun palvelun yhteyttä hankkeeseen ei voida osoittaa tai lähipiiriltä tehtyä hankintaa ei ole käsitelty rahoitusehtojen edellyttämällä tavalla.
Kirjanpito ja kohdistaminen
Kustannus voi kuulua väärälle raportointikaudelle, sen kohdistamisperuste voi olla puutteellinen, arvonlisäveron käsittely virheellinen tai raportti ei täsmää viralliseen kirjanpitoon. Erityinen riski syntyy, jos sama kustannus raportoidaan usealle rahoittajalle.
Riskien tunnistaminen jo hankkeen aikana vähentää loppuraportoinnin lisäselvityksiä ja tilanteita, joissa kustannuksen hyväksyttävyyttä ei enää pystytä osoittamaan jälkikäteen.
Näin hanketarkastus etenee
- 1
Sääntöjen ja vaatimusten arviointi
Selvitämme sovellettavan rahoituspäätöksen, kustannusmallin, raportointiohjeen, mahdollisen valmiin raportointimallin, raportin käyttäjän ja tavoiteaikataulun.
- 2
Taloushallinnon ja seurannan ymmärtäminen
Kartoitamme projektikirjanpidon, työajanseurannan, hankintojen hyväksymiskäytännöt, käytettävät järjestelmät ja yhteisten kustannusten kohdistamisen.
- 3
Hankekohtainen aineistoluettelo
Toimitamme aineistopyynnön, joka kohdistuu suoraan hankkeen kustannusrakenteeseen ja tunnistettuihin riskeihin ilman tarpeettomia vakiopyyntöjä.
- 4
Tarkastustoimenpiteet
Täsmäytämme kustannusraportin kirjanpitoon, tarkastamme riskiperusteisesti henkilöstö- ja muita kustannuksia sekä arvioimme esimerkiksi työajanseurantaa, hankintoja, maksamista ja kustannusten kohdistamista.
- 5
Havaintojen käsittely ja raportointi
Käsittelemme mahdolliset erot ja puutteet hanketoteuttajan kanssa toimeksiannon sallimissa rajoissa. Lopullinen raportti annetaan rahoittajan tai ohjelman edellyttämässä muodossa sovitussa aikataulussa.
Tarvitsetko tarkastuksen tiettyyn määräpäivään mennessä?
Kerro rahoittaja, raportointikausi ja tavoiteaikataulu. Selvitämme, miten tarkastus voidaan toteuttaa sujuvasti osana hankkeen raportointiprosessia.
IT- ja data-avusteinen hanketarkastus
Laajassa hankkeessa kustannuksia voi olla tuhansia ja tietoja useassa eri järjestelmässä.
Hyödynnämme data-analytiikkaa esimerkiksi kustannusraportin täsmäyttämiseen koko projektipääkirjaan, päällekkäisten kustannusten tunnistamiseen, raportointikauden ulkopuolisten tapahtumien löytämiseen ja riskiperusteisten otantojen muodostamiseen.
Data-avusteisesti voidaan myös vertailla henkilöstökustannuksia, työaikatietoja, palkkaraportteja, kustannuspaikkoja ja työpaketteja toisiinsa.
Raskasta järjestelmäintegraatiota ei yleensä tarvita. Tarkastus voidaan usein toteuttaa kirjanpito-, palkka-, työaika- ja kustannusraporttien tavanomaisilla vientitiedostoilla.
Laajempi aineistokattavuus
Kohdennetummat aineistopyynnöt
Poikkeamien tehokkaampi tunnistaminen
Selkeä vastuunjako
Hanketoteuttaja vastaa hankkeen toteutuksesta, kustannusraportin laatimisesta, kirjanpidon ja muun dokumentaation järjestämisestä sekä rahoittajalle annettavista tiedoista.
Tilintarkastajan tehtävänä on arvioida riippumattomasti kustannusraporttia ja sitä tukevaa aineistoa sovellettavien tarkastuskriteerien perusteella.
Voimme auttaa ymmärtämään rahoittajan vaatimuksia, tarvittavaa aineistoa ja tarkastuksen käytännön etenemistä. Emme kuitenkaan voi ottaa hanketoteuttajan vastuuta varmennettavan kustannusraportin laatimisesta tai tehdä riippumatonta tarkastusta omasta työstämme.
Miksi valita meidät?
KHT-tilintarkastajan asiantuntijuus
Tarkastuksessa yhdistyvät vaativa tilintarkastusosaaminen, ammatillinen harkinta ja rahoittajan raportointivaatimusten huolellinen tulkinta.
Hankekohtaisiin ehtoihin perustuva työ
Emme sovella yhtä yleismallia kaikkiin hankkeisiin. Tarkastustapa määritetään kyseisen rahoituspäätöksen, ohjelman ja raportointivaatimusten perusteella.
Ennakoiva ja data-avusteinen toimintatapa
Voimme arvioida prosesseja jo hankkeen aikana ja hyödyntää data-analytiikkaa laajojen kustannusaineistojen täsmäyttämisessä ja poikkeamien tunnistamisessa.
Sujuva yhteistyö Suomessa ja kansainvälisesti
Työskentelemme projektijohdon, taloushallinnon, rahoittajien ohjeiden ja tarvittaessa kansainvälisten koordinaattorien kanssa selkeästi ja sovitussa aikataulussa.
Usein kysyttyä hanketarkastuksesta
Tarvitsetko hanketarkastajan raportin – tai tukea jo hankkeen aikana?
Olipa edessä loppuraportoinnin virallinen tarkastus tai haluatko varmistaa esimerkiksi työajanseurannan, projektikirjanpidon ja hankintadokumentaation toimivuuden jo hyvissä ajoin, autamme suunnittelemaan tilanteeseen sopivan etenemistavan. Jätä yhteydenottopyyntö ja kerro lyhyesti hankkeen rahoittaja, ohjelma, raportointikausi ja tavoiteaikataulu. Palaamme asiaan ja ehdotamme tarkoitukseen sopivaa tarkastus- ja aikataulusuunnitelmaa.