Syksy on monen yrityksen taloushallinnossa intensiivistä aikaa, vaikka tilinpäätökseen olisi vielä kuukausia. Vuoden myyntejä tehdään maaliin, sopimuksia viimeistellään ja tulevaa vuotta suunnitellaan. Kalenterivuotta noudattavissa yhtiöissä on juuri nyt hyvä hetki käydä läpi kirjanpidon, hallinnon ja keskeisten prosessien tilanne ennen vuoden vaihdetta.
Tilintarkastuksen ei tarvitse muodostua vasta tilinpäätöksen valmistuttua käynnistyväksi, kiireiseksi projektiksi. Se on parhaimmillaan koko tilikaudelle suunniteltu, yrityksen toimintaa tukeva ja riskiperusteinen prosessi. Tilikauden aikaisella tarkastuksella – usein välitarkastukseksi kutsutulla työvaiheella – voidaan tunnistaa yhtiön tilinpäätöksen ja taloushallinnon kannalta keskeisiä kysymyksiä silloin, kun niihin voidaan vielä vaikuttaa ilman tilinpäätösaikataulun aiheuttamaa takarajapainetta.
Tässä artikkelissa käyn läpi, mitä tilikauden aikaisessa tarkastuksessa tavallisesti tehdään, mitä hyötyä siitä on yhtiölle ja miten tarkastukseen kannattaa valmistautua.
Mitä tilikauden aikainen tarkastus tarkoittaa?
Lakisääteinen tilintarkastus kohdistuu yhtiön kirjanpitoon, tilinpäätökseen ja hallintoon. Työ suunnitellaan yhtiön toiminnan, koon, toimialan ja tunnistettujen riskien perusteella.
Tilintarkastajan on hankittava riittävä ja tarkoituksenmukainen tarkastusevidenssi johtopäätöstensä tueksi. Osa tästä työstä on yleensä tehokkainta tehdä jo tilikauden aikana: liiketapahtumat ovat tuoreita, aineisto on helposti saatavilla ja mahdolliset puutteet voidaan korjata ennen tilinpäätöksen laatimista.
Kalenterivuotta noudattavissa yhtiöissä välitarkastus ajoittuu usein syys–marraskuulle. Muun pituisilla tai muuna ajankohtana päättyvillä tilikausilla sopiva ajankohta arvioidaan erikseen.
Tarkastuksen laajuus ei ole kaikissa yhtiöissä sama. Pienessä, vakaassa yhtiössä painopiste voi olla täsmäytyksissä, hallinnossa ja muutamissa keskeisissä prosesseissa. Kasvavassa, kansainvälisesti toimivassa tai muutoin muuttuvassa yhtiössä tarkastusta voidaan kohdistaa esimerkiksi tuloutuskysymyksiin, palkkahallintoon, rahoitukseen, sopimuksiin tai uusiin liiketoimintamalleihin.
Miksi tarkastus kannattaa tehdä jo syksyllä?
Virheet ehditään korjata
Kirjanpitoon ja tilinpäätökseen sisältyy lähes aina arvioon tai tulkintaan perustuvia eriä. Esimerkiksi myynnin tuloutus, rahoitusinstrumentit ja optiojärjestelyjen kirjauskäsittely voivat vaatia erityistä harkintaa.
Lisäksi kirjanpidossa, arvonlisäverokäsittelyssä tai palkkahallinnossa voidaan havaita systemaattisia virheitä. Kun kysymykset tunnistetaan hyvissä ajoin ennen tilinpäätöksen laatimista, käytäntö voidaan vakiinnuttaa tai korjata välittömästi. Sama asia havaittuna vasta tilinpäätöksen yhteydessä voi sen sijaan johtaa laajoihin jälkiselvityksiin, korjausilmoituksiin ja tarpeettomaan kiireeseen.
Tilinpäätöskauden työmäärä tasaantuu
Tilikauden aikaisesta tarkastuksesta syntyy hyötyä, vaikka tarkastuksessa ei nousisi esiin merkittäviä virheitä tai poikkeuksellisia tapahtumia. Kun keskeiset prosessit, hallinto ja tilikauden aikaiset tapahtumat on käyty läpi jo syksyllä, kevään tarkastus voidaan kohdistaa olennaisimpiin tilinpäätöseriin, arvostuksiin ja liitetietoihin.
Tämä helpottaa myös yhtiökokouksen ja tilinpäätöksen rekisteröinnin aikatauluttamista.
Mahdolliset ongelmakohdat tulevat esiin ajoissa
Hallituksen ja johdon kannalta on olennaisesti parempi, että esimerkiksi omaan pääomaan, lähipiiritapahtumiin, puutteelliseen dokumentointiin tai rahoituksen riittävyyteen liittyviä kysymyksiä käsitellään hyvissä ajoin. Silloin vaihtoehtoja on vielä käytettävissä.
Kun uusi tilikausi on jo käynnissä ja suunta on kohti tulevaa, vanhasta vuodesta ei enää haluta yllätyksiä.
Keskustelu käydään oikeaan aikaan
Loppuvuosi on usein viimeinen hetki tehdä päätöksiä, joiden ajoitus, dokumentointi tai kirjanpidollinen käsittely vaikuttaa kuluvaan tilikauteen. Esimerkiksi investoinnit, poistosuunnitelmat, rahoitusjärjestelyt, osakaslainat, varojenjako ja mahdolliset yritysjärjestelyt kannattaa ottaa esiin ennen kuin ratkaisut ovat jo toteutuneet.
Tilintarkastaja ei tee johdon päätöksiä, mutta ennakoiva keskustelu auttaa varmistamaan, että päätökset dokumentoidaan asianmukaisesti ja niiden taloudelliset vaikutukset tulevat ymmärretyiksi.
Mitä tarkastuksessa tavallisesti käydään läpi?
Painopisteet määritellään aina yhtiökohtaisesti. Tyypillisiä tarkastuskohteita ovat kuitenkin seuraavat.
Merkittävät sopimukset, järjestelyt ja muutokset
Tarkastuksessa pyritään tunnistamaan tilikauden aikana toteutuneet sekä suunnitteilla olevat olennaiset tai poikkeukselliset tapahtumat.
Yrityskaupat, osakeannit, sukupolvenvaihdokset, jakautumiset, merkittävät uudet sopimukset, järjestelmävaihdokset ja liiketoiminnan muutokset kannattaa ottaa esiin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Näissä tilanteissa ennakoiva keskustelu on lähes aina tehokkaampaa kuin ratkaisun arviointi vasta jälkikäteen.
Kirjanpidon ajantasaisuus ja täsmäytykset
Tarkastuksessa arvioidaan, onko kirjanpito ajan tasalla ja ovatko keskeiset tase-erät täsmäytettyjä. Tällaisia ovat esimerkiksi pankkitilit, myyntisaamiset, ostovelat, palkkavelat ja verovelat.
Erityistä huomiota kiinnitetään vanhoihin avoimiin eriin. Pitkään avoinna olevat myyntisaamiset voivat viitata luottotappioriskiin, mutta ne voivat myös kertoa siitä, ettei laskutusta, perintää tai kohdistuksia seurata riittävän säännöllisesti.
Myynti-, osto- ja palkkaprosessit
Tarkastuksessa muodostetaan käsitys siitä, miten liiketapahtumat syntyvät, hyväksytään, kirjataan ja täsmäytetään. Pienissä yhtiöissä tehtävien täydellinen eriyttäminen ei aina ole mahdollista. Tällöin korostuvat johdon omat valvontatoimenpiteet, kuten maksujen hyväksyminen, pankkitilien seuranta sekä talousraporttien säännöllinen läpikäynti.
Arvonlisävero ja oma-aloitteiset verot
Arvonlisäveron täsmäytykset, ilmoitusten oikeellisuus ja mahdolliset erityistilanteet käydään läpi riskiarvion mukaisesti. Huomiota voivat vaatia esimerkiksi käännetty verovelvollisuus, EU-kauppa, kansainväliset palvelumyynnit ja vähennysoikeuden rajoitukset.
Kansainvälistyvässä liiketoiminnassa arvonlisäverotus on yksi tavallisimmista virhelähteistä, joten siihen kannattaa kiinnittää huomiota ennen tilikauden päättymistä.
Palkkahallinto ja työnantajasuoritukset
Palkkakirjanpidon, tulorekisteri-ilmoitusten ja työnantajasuoritusten täsmäytyksiä tarkastetaan tarpeen mukaan. Samalla voidaan käydä läpi luontoisedut, matkakustannusten korvaukset, päivärahat ja muut henkilöstökulut.
Hallinto ja päätöksenteko
Hallinnon tarkastuksessa arvioidaan muun muassa hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjoja, osakeluettelon ajantasaisuutta sekä merkittävien päätösten dokumentointia. Varojenjako, lähipiiritapahtumat, osakaslainat ja omistusmuutokset ovat asioita, joissa muodollisuuksien ja riittävän dokumentaation merkitys korostuu.
Rahoitus ja toiminnan jatkuvuus
Lainasopimukset, vakuudet, rahoitusehdot ja mahdolliset kovenantit käydään läpi. Samalla muodostetaan alustava käsitys siitä, ovatko rahoitus ja maksuvalmius riittäviä ja onko toiminnan jatkuvuuteen liittyviä tekijöitä, jotka johdon tulee huomioida tilinpäätöksessä.
Näin valmistaudut tarkastukseen
Hyvä valmistautuminen vähentää tarkastukseen käytettävää aikaa ja helpottaa myös yhtiön omaa taloushallintoa. Käytännössä on hyödyllistä varmistaa, että ainakin seuraavat aineistot ovat saatavilla:
- pääkirja sekä tarkastettavan ajanjakson tuloslaskelma ja tase
- pankkitilien tiliotteet ja täsmäytykset
- myyntisaamis- ja ostovelkalistat ikäjakaumineen
- arvonlisäveron täsmäytyslaskelmat ja tiedot OmaVeron tilanteesta
- palkkakirjanpidon yhteenvedot ja tulorekisteri-ilmoitukset
- hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat
- ajantasainen osakeluettelo sekä tiedot omistusmuutoksista
- laina-, leasing- ja vakuussopimukset sekä niihin tehdyt muutokset
- erittelyt vaihto-omaisuudesta ja käyttöomaisuudesta
- tiedot lähipiiritapahtumista, osakaslainoista ja olennaisista sopimuksista.
Usein suuri osa aineistosta voidaan saada suoraan taloushallinnon järjestelmistä lukuoikeuksien avulla. Tällöin tarkastus etenee sujuvasti, ja erillisiä aineistopyyntöjä tarvitaan vähemmän.
Aikataulu kannattaa sopia hyvissä ajoin
Kalenterivuotta noudattavissa osakeyhtiöissä tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä ja varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Vahvistettu tilinpäätös tulee ilmoittaa kaupparekisteriin kahdeksan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Kun tilikauden aikainen tarkastus on tehty syksyllä, kevään aikataulu on huomattavasti helpompi pitää hallinnassa. Samalla voidaan sopia jo etukäteen, milloin tilinpäätösaineisto valmistuu ja milloin varsinainen tilinpäätöstarkastus tehdään.
Yhteenveto
Tilikauden aikainen tarkastus ei ole pelkkä muodollisuus. Sen arvo syntyy siitä, että havainnot tehdään silloin, kun toimintatapoja, kirjauksia ja dokumentaatiota voidaan vielä korjata ennen tilinpäätöksen valmistumista.
Jos yhtiösi tilikausi päättyy 31.12. eikä tarkastusajankohtaa ole vielä sovittu, nyt on hyvä hetki sopia siitä. Samalla voidaan käydä läpi, mitä aineistoa juuri teidän yhtiönne tarkastuksessa tarvitaan. David Vatka David.vatka@kht-tilintarkastus.fi
Lakisääteiset tilintarkastukset ja taloushallinnon asiantuntijapalvelut pk-yrityksille.
Kaikki artikkelit