Hösten är en intensiv period i många bolags ekonomifunktion, även om det är månader kvar till bokslutet. Årets försäljning slutförs, avtal färdigställs och det kommande året planeras. I bolag som följer kalenderår är det just nu ett bra tillfälle att gå igenom läget i bokföringen, förvaltningen och de centrala processerna före årsskiftet.
Revisionen behöver inte bli ett brådskande projekt som startar först när bokslutet är klart. I bästa fall är den en riskbaserad process som planeras för hela räkenskapsåret och som stöder bolagets verksamhet. Med en revision under räkenskapsåret – ofta kallad delårsgranskning – går det att identifiera frågor som är väsentliga för bokslutet och ekonomiförvaltningen vid en tidpunkt då de fortfarande kan påverkas utan den tidspress som bokslutstidtabellen medför.
I den här artikeln går jag igenom vad en revision under räkenskapsåret vanligen omfattar, vilken nytta bolaget har av den och hur man förbereder sig inför granskningen.
Vad innebär revision under räkenskapsåret?
Den lagstadgade revisionen omfattar bolagets bokföring, bokslut och förvaltning. Arbetet planeras utifrån bolagets verksamhet, storlek, bransch och identifierade risker.
Revisorn ska inhämta tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis till stöd för sina slutsatser. En del av detta arbete är i allmänhet effektivast att utföra redan under räkenskapsåret: affärshändelserna är färska, materialet är lätt tillgängligt och eventuella brister kan rättas innan bokslutet upprättas.
I bolag som följer kalenderår infaller delårsgranskningen ofta i september–november. För räkenskapsperioder av annan längd eller med annan avslutningstidpunkt bedöms lämplig tidpunkt separat.
Granskningens omfattning är inte densamma i alla bolag. I ett litet och stabilt bolag kan tyngdpunkten ligga på avstämningar, förvaltning och några centrala processer. I ett växande, internationellt verksamt eller annars föränderligt bolag kan granskningen inriktas på exempelvis intäktsföring, löneadministration, finansiering, avtal eller nya affärsmodeller.
Varför lönar det sig att granska redan på hösten?
Felen hinner rättas
Bokföringen och bokslutet innehåller nästan alltid poster som bygger på bedömningar eller tolkningar. Till exempel intäktsföring av försäljning, finansiella instrument och den bokföringsmässiga behandlingen av optionsarrangemang kan kräva särskild prövning.
Dessutom kan systematiska fel upptäckas i bokföringen, mervärdesskattehanteringen eller löneadministrationen. När frågorna identifieras i god tid före bokslutet kan praxis etableras eller korrigeras omedelbart. Samma sak upptäckt först i samband med bokslutet kan i stället leda till omfattande efterutredningar, rättelseanmälningar och onödig brådska.
Arbetsbelastningen under bokslutssäsongen jämnas ut
En revision under räkenskapsåret ger nytta även om inga väsentliga fel eller exceptionella händelser framkommer. När de centrala processerna, förvaltningen och händelserna under räkenskapsåret har gåtts igenom redan på hösten kan vårens granskning inriktas på de mest väsentliga bokslutsposterna, värderingarna och noterna.
Detta underlättar också tidsplaneringen av bolagsstämman och registreringen av bokslutet.
Eventuella problempunkter framkommer i tid
För styrelsen och ledningen är det väsentligt bättre att frågor som gäller till exempel eget kapital, närståendetransaktioner, bristfällig dokumentation eller finansieringens tillräcklighet behandlas i god tid. Då finns alternativen fortfarande kvar.
När det nya räkenskapsåret redan pågår och blicken är riktad framåt vill ingen ha överraskningar från det gamla året.
Diskussionen förs vid rätt tidpunkt
Slutet av året är ofta sista tillfället att fatta beslut vars tidpunkt, dokumentation eller bokföringsmässiga behandling påverkar det pågående räkenskapsåret. Investeringar, avskrivningsplaner, finansieringsarrangemang, aktieägarlån, vinstutdelning och eventuella företagsarrangemang är värda att lyfta fram innan lösningarna redan har genomförts.
Revisorn fattar inte ledningens beslut, men en föregripande diskussion bidrar till att besluten dokumenteras på behörigt sätt och att deras ekonomiska effekter förstås.
Vad går man vanligen igenom vid granskningen?
Tyngdpunkterna fastställs alltid bolagsspecifikt. Följande områden är dock typiska granskningsobjekt.
Betydande avtal, arrangemang och förändringar
Vid granskningen strävar man efter att identifiera väsentliga eller exceptionella händelser som genomförts under räkenskapsåret samt sådana som planeras.
Företagsköp, aktieemissioner, generationsväxlingar, delningar, betydande nya avtal, systembyten och förändringar i verksamheten bör tas upp i ett så tidigt skede som möjligt. I dessa situationer är en föregripande diskussion nästan alltid effektivare än att bedöma lösningen i efterhand.
Bokföringens aktualitet och avstämningar
Vid granskningen bedöms om bokföringen är uppdaterad och om de centrala balansposterna är avstämda. Sådana är till exempel bankkonton, kundfordringar, leverantörsskulder, löneskulder och skatteskulder.
Särskild uppmärksamhet fästs vid gamla öppna poster. Länge öppna kundfordringar kan tyda på kreditförlustrisk, men de kan också visa att faktureringen, indrivningen eller allokeringarna inte följs upp tillräckligt regelbundet.
Försäljnings-, inköps- och löneprocesser
Vid granskningen bildas en uppfattning om hur affärshändelser uppstår, godkänns, bokförs och stäms av. I små bolag är en fullständig åtskillnad av arbetsuppgifter inte alltid möjlig. Då framhävs ledningens egna kontrollåtgärder, såsom godkännande av betalningar, uppföljning av bankkonton och regelbunden genomgång av ekonomirapporter.
Mervärdesskatt och skatter på eget initiativ
Momsavstämningar, deklarationernas riktighet och eventuella specialsituationer gås igenom enligt riskbedömningen. Uppmärksamhet kan krävas av till exempel omvänd skattskyldighet, EU-handel, internationell försäljning av tjänster och begränsningar i avdragsrätten.
I en internationaliserande affärsverksamhet är mervärdesbeskattningen en av de vanligaste felkällorna, så den är värd uppmärksamhet före räkenskapsårets utgång.
Löneadministration och arbetsgivarprestationer
Avstämningar av lönebokföringen, inkomstregisteranmälningarna och arbetsgivarprestationerna granskas vid behov. Samtidigt kan naturaförmåner, ersättningar för resekostnader, dagtraktamenten och övriga personalkostnader gås igenom.
Förvaltning och beslutsfattande
Vid förvaltningsgranskningen bedöms bland annat styrelsens och bolagsstämmans protokoll, aktiebokens aktualitet samt dokumentationen av betydande beslut. Vinstutdelning, närståendetransaktioner, aktieägarlån och ägarförändringar är frågor där formaliteternas och en tillräcklig dokumentations betydelse framhävs.
Finansiering och verksamhetens fortlevnad
Låneavtal, säkerheter, finansieringsvillkor och eventuella kovenanter gås igenom. Samtidigt bildas en preliminär uppfattning om finansieringen och likviditeten är tillräckliga och om det finns faktorer kring fortsatt drift som ledningen bör beakta i bokslutet.
Så här förbereder du dig inför granskningen
Goda förberedelser minskar den tid som används för granskningen och underlättar även bolagets egen ekonomiförvaltning. I praktiken är det nyttigt att säkerställa att åtminstone följande material finns tillgängligt:
- huvudboken samt resultaträkningen och balansräkningen för den granskade perioden
- kontoutdrag och avstämningar för bankkontona
- förteckningar över kundfordringar och leverantörsskulder med åldersfördelning
- momsavstämningskalkyler och uppgifter om läget i MinSkatt
- sammandrag av lönebokföringen och inkomstregisteranmälningarna
- styrelsens och bolagsstämmans protokoll
- en uppdaterad aktiebok samt uppgifter om ägarförändringar
- låne-, leasing- och säkerhetsavtal samt ändringar i dem
- specifikationer över omsättningstillgångar och anläggningstillgångar
- uppgifter om närståendetransaktioner, aktieägarlån och väsentliga avtal.
Ofta kan en stor del av materialet fås direkt ur ekonomisystemen med hjälp av läsrättigheter. Då framskrider granskningen smidigt och färre separata materialbegäran behövs.
Tidtabellen bör avtalas i god tid
I aktiebolag som följer kalenderår ska bokslutet upprättas inom fyra månader från räkenskapsperiodens utgång och den ordinarie bolagsstämman hållas inom sex månader från räkenskapsperiodens utgång. Det fastställda bokslutet ska anmälas till handelsregistret inom åtta månader från räkenskapsperiodens utgång.
När revisionen under räkenskapsåret har gjorts på hösten är vårens tidtabell betydligt lättare att hålla under kontroll. Samtidigt kan man på förhand komma överens om när bokslutsmaterialet blir klart och när den egentliga bokslutsgranskningen görs.
Sammanfattning
En revision under räkenskapsåret är inte enbart en formalitet. Dess värde uppstår av att iakttagelserna görs vid en tidpunkt då rutiner, bokföringar och dokumentation ännu kan korrigeras innan bokslutet färdigställs.
Om ditt bolags räkenskapsperiod går ut 31.12 och tidpunkten för granskningen ännu inte är avtalad är det nu ett bra tillfälle att komma överens om den. Samtidigt kan vi gå igenom vilket material som behövs just i ert bolags granskning. David Vatka David.vatka@kht-tilintarkastus.fi
Lagstadgade revisioner och sakkunnigtjänster inom ekonomiförvaltning för små och medelstora företag.
Alla artiklar